9 cara untuk membuat umpan balik Anda lebih efektif

Ini bukan hanya tentang memberikan umpan balik, tetapi bagaimana Anda memberikan umpan balik. (Foto Flickr oleh Greg Anderson Photography)

Itu hal yang baik, karena umpan balik adalah hal yang paling dibutuhkan staf mereka dari mereka. Positif atau negatif, umpan balik adalah bahan bakar yang kita semua butuhkan untuk meningkatkan pekerjaan kita.

Tetapi seperti banyak resolusi yang layak, rahasia sukses terletak pada eksekusi.

Seorang rekan baru-baru ini menceritakan sebuah kisah tentang memberikan umpan balik kepada seseorang yang ternyata tidak mau menerima. Rapat tidak berjalan dengan baik. Itu membuat saya berpikir tentang berapa banyak faktor yang dapat memengaruhi cara umpan balik kita didengar dan ditanggapi — dan berapa banyak faktor yang dapat kita kendalikan.

Bagaimana Anda bisa memastikan bahwa Anda memberikan umpan balik Anda dengan cara yang membantu memastikan bahwa itu akan diterima dan ditindaklanjuti?

Berikut adalah sembilan ide untuk meningkatkan kemungkinan umpan balik Anda akan diterima seperti yang Anda inginkan: Masukan yang dapat membantu staf melakukan pekerjaan yang lebih baik. Pilih beberapa dan beri mereka kesempatan:

1. Berkomitmen untuk benar-benar memperhatikan. Agar umpan balik Anda berguna, itu harus spesifik dan substantif. 'Cerita itu tidak berhasil untuk saya,' tidak memberi penulis banyak hal untuk dikerjakan. Lebih baik: 'Saya ingin tahu apakah Anda bisa mempercepat alur cerita jika Anda menggunakan satu atau dua klausa dependen yang lebih sedikit.'

   Untuk menawarkan tingkat umpan balik itu, Anda perlu membaca ceritanya — atau menonton video atau mempelajari grafiknya — dan kemudian memikirkannya mengapa itu berhasil atau gagal. Itu mengharuskan Anda membuat komitmen waktu dan perhatian Anda, tetapi itu meningkatkan kemungkinan masukan Anda akan disambut dan ditindaklanjuti.

2. Lakukan umpan balik secara rutin. Yang ini masuk akal: Semakin sering Anda menawarkan umpan balik kepada saya, semakin itu menjadi bagian dari cara kita berbisnis — dan semakin besar kemungkinan saya akan meresponsnya secara positif.

   Di kantor di mana umpan balik dari bos sama dengan 'peristiwa', respons karyawan mungkin bersifat defensif atau bingung, mengurangi kemungkinan sesuatu yang positif akan dihasilkan.

   Sebagai gantinya, beginilah seharusnya hari kerja ideal kita:
   Anda dan staf Anda berkolaborasi dalam pekerjaan, dan kemudian Anda membicarakan bagaimana hasilnya. Mengapa berbicara? Untuk melakukan pekerjaan yang lebih baik besok.

3. Fokus pada satu hal. Jika Anda akan menawarkan umpan balik kepada orang-orang secara rutin, Anda tentu tidak dapat membuat setiap percakapan menjadi kritik yang panjang dan mendalam. Lebih baik Anda fokus hanya pada satu elemen pekerjaan mereka: graf halus, pencahayaan yang bagus, wawancara yang terbuka. Sespesifik mungkin dalam pengamatan Anda, dan selalu tunjukkan ke depan: apa yang bisa kita coba lain kali?
4. Bingkai umpan balik Anda dengan baik. Seorang kolega memberi tahu saya bahwa bosnya selalu mengawali umpan baliknya dengan cara yang membantunya mendengarnya sebagai hal yang membangun. Pikirkan betapa berbedanya setiap staf Anda. Yang satu mengkritik diri sendiri, yang lain merasa tidak aman, yang lain memiliki beberapa titik buta. Dengan umpan balik yang sama, masing-masing akan mendengarnya secara berbeda—dan itu mengharuskan Anda memikirkan cara terbaik untuk menyesuaikan masukan Anda untuk setiap staf. Bagaimana Anda tahu bagaimana melakukannya? Sehat…
5. Kerjakan seluruh hubungan. Mengetahui cara membingkai umpan balik untuk staf individu mengharuskan Anda benar-benar tahu stafnya. Yang membawa kita ke titik akal sehat lain: semakin kuat hubungan Anda dengan staf Anda, semakin besar kemungkinan umpan balik Anda akan disambut dengan kepercayaan dan keterbukaan. Lagi pula, jika hubungan Anda kuat, Anda akan menunjukkan dengan segala cara — tugas Anda, advokasi Anda, dan minat Anda pada tujuan pribadi mereka — bahwa Anda bekerja atas nama mereka. Begitu ikatan kepercayaan itu ada, umpan balik Anda kemungkinan besar akan disambut dan diterima.
6. Tanyakan sesuatu. Umpan balik tidak harus berupa serangkaian pernyataan. Ketika Anda menyukai cara seseorang melakukan sesuatu, mengapa tidak bertanya mengapa dia melakukannya seperti itu? Teman saya, Jill Geisler, menunjukkan bahwa Anda mendapatkan beberapa manfaat dari taktik ini: staf tahu Anda menyukai pekerjaan itu, dan Anda membantu staf memikirkan apa yang membuat pendekatannya berhasil. Semakin staf memikirkannya, semakin besar kemungkinan dia untuk menirunya. Misi selesai.
7. Seimbangkan positif dan negatifnya. Di beberapa ruang redaksi, staf mengeluh satu-satunya saat mereka mendapat umpan balik adalah ketika mereka dipuji — dan (sebagai jurnalis yang skeptis) mereka menjadi tidak percaya. Tetapi obat untuk itu tidak harus secara aktif mencari sesuatu yang penting untuk dikatakan kepada semua orang. Jika seseorang melakukan pekerjaan dengan baik, identifikasi area di mana mereka bisa menjadi lebih baik, pendekatan baru yang mungkin mereka coba, cara yang bisa mereka lakukan. Karena kita semua bisa. Dan keseimbangan yang Anda capai dengan saran Anda dapat membantu pujian Anda mendapatkan kredibilitas.
8. Sesekali, masuk lebih dalam. Umpan balik rutin Anda sehari-hari biasanya akan melibatkan pekerjaan yang dilakukan staf kemarin atau hari ini. Namun, kadang-kadang, pintar untuk menarik kembali lensa dan berbicara dengan staf tentang pekerjaan mereka secara keseluruhan. Bagaimana kabarnya? Bagaimana kinerja kami terhadap sasaran media sosial tersebut? Seberapa sukseskah multimedia storytelling kami? Kombinasi umpan balik yang konstruktif dari hari ke hari dan umpan balik sesekali yang berwawasan luas akan membuat tinjauan tahunan tersebut lebih mudah dilakukan—dan jauh lebih berharga.
9. Dan sesekali, buatlah kenangan. Teman saya, Gregory Favre, menasihati para manajer untuk “Menulis pujian dan menyampaikan kritik.” Saran yang bijaksana.

   Pikirkan tentang ini: Berapa banyak dari Anda yang memiliki catatan gratis dari bos yang tersimpan di file di suatu tempat? Sebagian besar dari kita melakukannya. Mereka mengingatkan Anda saat-saat ketika Anda merasa berhasil dan dihargai. Di sisi lain, jarang sekali saya merasa lebih tertekan daripada ketika saya menerima pesan dari seorang bos, yang mengkritik kinerja saya. Perasaan keabadian yang sama yang mendorong saya untuk menyimpan catatan pujian itu membuat catatan kritis sangat menyengat — seolah-olah penebusan tidak mungkin dilakukan. Biasanya, bos tidak bermaksud demikian; tapi itulah yang saya alami.

   Berbicara kritik meningkatkan kesempatan saya akan jelas mendengar pesan dan memiliki kesempatan untuk membicarakannya. Jadi dari waktu ke waktu, tulislah hal-hal yang baik. Tetapi jika pesannya sangat penting, bicarakanlah.

Dan inilah satu saran terakhir. Setelah Anda membagikan umpan balik dengan seorang staf, undang staf tersebut untuk memberi Anda beberapa sebagai balasannya. “Bagaimana kabarku untukmu?” adalah pertanyaan yang bagus untuk ditanyakan kepada orang-orang yang benar-benar bekerja sama dengan Anda. Ingat hari kerja ideal kita:

Kami berkolaborasi dalam pekerjaan, dan kemudian kami membicarakan bagaimana hasilnya — sehingga kami dapat melakukan pekerjaan yang lebih baik besok. Kita berdua.