Bagaimana jurnalis bisa menggunakan Excel untuk mengatur data untuk cerita

Semakin banyak reporter yang beralih ke Microsoft Excel — atau program spreadsheet serupa seperti Nomor Apple — untuk memajukan pelaporan mereka. Mereka menggunakan spreadsheet untuk melacak anggaran kota, statistik bisbol, keuangan kampanye, dan data rumah sakit.

Jika Anda belum menggunakan spreadsheet, sulit untuk mengetahui dari mana harus memulai. Dalam bagian ini, saya akan menawarkan beberapa panduan untuk jurnalis yang ingin menggunakan Excel tetapi memiliki sedikit pengalaman dengannya.

Rumus sederhana

Program spreadsheet diatur sebagai tabel sel, disusun dalam kolom vertikal (masing-masing diberi huruf) dan baris horizontal (masing-masing diberi nomor). Perpotongan kolom dan baris mana pun adalah sel. Jadi, kolom A dan baris 1 menghasilkan sel A1.

Salah satu manfaat terbesar dari spreadsheet adalah kemampuan untuk menggabungkan sel untuk membuat data baru. Kami mencapai ini melalui formula.

Katakanlah sel A1 memiliki nilai 6 dan sel B1 memiliki nilai 2. Kita dapat melakukan matematika pada sel-sel ini. Di sel C1, kita bisa mengetikkan tanda sama dengan (ini memberitahu sel kita sedang menulis rumus), lalu pilih sel A1, ketik tanda plus, dan pilih sel B2. Tekan kembali dan Anda akan melihat nilai sel C1 sekarang sama dengan 8.

Jadi ini …

… menjadi ini:

Jika Anda mengubah rumus di sel C1 untuk membaca “=A1-B1” …

… nilai C1 akan berubah menjadi 4.

Begitu juga jika rumus diubah menjadi “=A1/B1” …

… nilai C1 akan menjadi 3.

Dan jika rumus diubah menjadi “=A1*B1” …

… nilai C1 akan menjadi 12.

Jika Anda mengubah nilai A1 atau B1, hasil rumus di C1 akan berubah.

Dalam contoh di atas, spreadsheet mengasumsikan bahwa tipe data di A1 dan B1 adalah angka. Namun terkadang, sel menyimpan jenis data lain.

Tipe data

Sel dapat menyimpan teks (juga dikenal sebagai string), persentase, tanggal, durasi waktu, mata uang, dan lainnya.

Bayangkan jika kita mengubah tipe sel A1 dan B1 dari “angka” menjadi “teks”. Sebagai permulaan, Excel tidak lagi dapat melakukan matematika pada sel-sel itu. Tapi itu tidak berarti Excel tidak bisa menjalankan rumus dengan sel-sel itu. Anda dapat, misalnya, tetap “menambahkan” A1 ke B1. Anda akan menggunakan rumus yang sama seperti di atas, tetapi ubah + menjadi &. Kemudian, alih-alih mendapatkan '8,' Anda akan mendapatkan '62.' Itu karena Excel sekarang “ menggabungkan ” sel-selnya.

Jadi ini …

… menjadi ini:

Ini mungkin berguna, misalnya, jika Anda memiliki nomor telepon yang dikelompokkan berdasarkan bagian komponennya dan ingin menambahkannya bersama-sama. Anda mungkin memiliki kolom kode area, kolom pertukaran, dan kolom nomor baris, yang mungkin terlihat seperti ini:

Jelas, kami tidak ingin 'menambahkan' angka-angka ini bersama-sama. Kami ingin menggabungkan mereka untuk membuat satu nomor telepon. Dan, kami juga ingin memperkenalkan karakter baru ke dalam formula ini. Kami ingin memformat nomor telepon kami agar terlihat seperti ini:

(202) 543-1001

Untuk melakukan ini, kita perlu memasukkan teks lain ke dalam rumus kita. Untuk menambahkan karakter lain, kami mengelilinginya dengan tanda kutip dan menandainya dengan ampersand. Misalnya, di sel D1, kita akan menulis:

='('&A1&') '&B1&'-'C1 seperti yang terlihat di sini:

Untuk memperluas rumus itu ke bawah kolom, salin sel D1 dan tempel di sel lain. Excel cukup pintar untuk secara otomatis mengubah A1, B1 dan C1 menjadi A2, B2 dan C2 dan seterusnya, menghasilkan ini:

Tipe data lain yang dapat ditangani Excel meliputi:

• tanggal
• Durasi
• Persentase
• mata uang
• pecahan
• Notasi ilmiah

Dengan menentukan di Excel tipe data apa yang berisi sel, Anda bisa mengontrol bagaimana informasi ditampilkan, dan Anda bisa memanipulasi informasi itu dengan benar. Misalnya, jika Anda memiliki sel yang berisi 25/12/2011 dan Anda memberi tahu Excel untuk mengurai bidang tersebut sebagai tanggal, Excel kemudian dapat menampilkan 25 Desember 2011, atau 25/12/2011 atau sesuai keinginan Anda.

Demikian juga, jika Anda menambahkan '7' ke 25 Desember 2011, Anda akan mendapatkan hasil yang diharapkan pada 2 Januari 2012. Namun itu hanya akan terjadi jika Anda menentukan tipe datanya. Untuk melakukannya, pilih sel yang ingin Anda tentukan, klik menu Format dan pilih 'Sel.' Anda tidak hanya dapat menentukan jenis bidang, tetapi Anda juga dapat menyediakan format untuk bidang tersebut.

Memisahkan kolom

Terkadang Anda memiliki spreadsheet tempat data digabungkan, tetapi Anda ingin memisahkannya. Situasi umum melibatkan nama.

Bayangkan kolom nama yang terlihat seperti ini:

Mungkin Anda ingin memisahkan nama menjadi dua kolom: nama depan dan nama belakang.

Untuk melakukannya, Anda memilih kolom, buka menu Data dan pilih 'Teks ke kolom'. (Metode proses dapat bervariasi tergantung pada versi Excel Anda. Instruksi ini untuk Excel 2008 untuk Mac.) Anda akan memiliki opsi untuk memilih lebar tetap (yaitu, sejumlah karakter tertentu), atau pembatas tertentu, seperti sebagai spasi, tab, koma, titik koma, atau pembatas yang Anda pilih. Dalam contoh kami, kami akan memilih 'Spasi' dan klik 'Selesai.'

Anda kemudian akan berakhir dengan yang berikut:

Menggunakan header

Melacak semua kolom Anda bisa menjadi tantangan. Untuk membantu Anda tetap waras, Anda dapat membuat baris header yang memberi judul pada setiap kolom. Cukup masukkan baris baru di bagian atas dokumen Anda. Anda kemudian dapat memberi nama setiap kolom di baris header itu.

Namun, jika spreadsheet Anda memiliki banyak baris, menggulir ke bawah berarti Anda kehilangan baris header. Untuk memperbaikinya, Anda dapat 'mengunci' baris header Anda. Metode ini sedikit tidak intuitif. Anda memilih baris Cantik w baris header (atau baris) dan kemudian pergi ke menu Window dan pilih 'Freeze Panes.' (Perhatikan, ini hanya berfungsi dalam tampilan 'Normal'.)

Sekarang, saat Anda menggulir dokumen Anda, baris header Anda tetap di tempatnya, membuatnya mudah untuk selalu mengetahui apa yang Anda lihat:

Ini juga berfungsi untuk kolom.

Menyortir dan memfilter

Sekarang setelah Anda memiliki baris tajuk, Anda dapat dengan mudah memfilter dan mengurutkan data Anda.

Jika Anda mengklik kolom dan memilih salah satu tombol pengurutan toolbar, seluruh spreadsheet akan diurutkan ulang, termasuk baris header Anda. Ini adalah sebuah masalah. Untuk mengurutkan data tetapi mempertahankan baris tajuk Anda, buka menu Data dan pilih 'Urutkan.' Di sana, Anda akan memiliki kemampuan untuk memilih urutan pengurutan Anda. Di bagian bawah jendela, Anda dapat memberi tahu Excel bahwa Anda memiliki baris header, yang akan dipertahankan program di baris pertama.

Cara yang lebih mudah membutuhkan langkah perantara. Buka menu Data dan pilih 'Filter' dan kemudian 'Filter otomatis.' Melakukannya akan menambahkan panah kecil ke sel header Anda. Dari panah ini, Anda dapat dengan cepat mengurutkan kolom dan bahkan membuat filter, seperti yang terlihat di sini:

Misalnya, dengan memilih “Filter khusus”, kita dapat memfilter kolom C (nama belakang presiden) untuk hanya menampilkan baris yang nama belakangnya mengandung huruf “o”. Setelah Anda mengklik OK, Anda akan melihat John Adams menghilang dari daftar.

Untuk mengembalikannya, cukup klik panah tajuk di kolom itu dan pilih 'Tampilkan semua.'

tabel pivot

Sekarang setelah Anda menguasai beberapa cara dasar untuk memanipulasi dan mengatur data Anda, mari kita jelajahi secara singkat salah satu alat paling canggih di Excel: tabel pivot. Tabel pivot memudahkan untuk melakukan analisis data yang terdapat dalam spreadsheet.

Untuk latihan ini, saya akan menggunakan spreadsheet yang mencantumkan kontribusi kepada anggota Kongres. Setiap kontribusi diberikan kategori. Jadi, spreadsheet ini memiliki dua kolom: “Jumlah kontribusi” dan “jenis kontribusi”:

Katakanlah saya ingin menambahkan semua kontribusi berdasarkan kategori. Untuk melakukan ini, saya akan meluncurkan tabel pivot dengan membuka menu Data dan memilih “Laporan tabel pivot…”

Di kotak dialog yang dihasilkan, Anda akan diminta untuk mengidentifikasi sumber data yang ingin Anda analisis. Kami akan memilih 'Daftar atau database Microsoft Excel.' Kami kemudian akan diminta untuk mengidentifikasi rentang sel dari data yang ingin kami gunakan. Ini akan menjadi default ke seluruh spreadsheet, tetapi jika Anda hanya ingin menggunakan pilihan data, Anda dapat memilih bagian dari spreadsheet yang ingin Anda gunakan. Kami akan mengandalkan default.

Kemudian wizard tabel pivot akan menanyakan apakah Anda ingin tabel di lembar baru. Anda bisa mengatakan ya. Anda kemudian berakhir dengan tabel dan palet mengambang yang terlihat seperti ini:

Excel mengharapkan Anda untuk menarik dan melepaskan label header di palet mengambang ke posisi yang tepat di tabel.

Sekarang, kami ingin menambahkan kontribusi berdasarkan kategori. Untuk melakukan ini, kami akan menyeret 'jenis kontribusi' ke bagian paling kiri tabel, di mana dikatakan 'Lepaskan bidang baris di sini.' Kemudian kita akan memasukkan 'jumlah' ke area utama tabel, di mana dikatakan 'Letakkan item data di sini.'

Tabel yang dihasilkan secara otomatis menambahkan jumlah berdasarkan kategori. Kita dapat melihat, misalnya, bahwa ada dua kategori kontribusi, “biaya honorer” dan “biaya rapat”. Jumlah total untuk masing-masing adalah $69.059.752,99 dan $8.787.082,93, seperti yang terlihat di sini:

Tapi, mungkin kita tidak ingin total. Mungkin kita ingin melihat kontribusi rata-rata untuk setiap kategori. Cukup klik ikon 'Pengaturan bidang' di palet mengambang (itu yang memiliki 'i') biru dan ubah ringkasan menjadi 'Rata-rata.'

Sekarang Anda akan melihat bahwa rata-rata biaya honorer adalah $11.563,92 dan rata-rata biaya rapat adalah $7.149,78, seperti yang terlihat di sini:

Atau, kita bisa menghitung jumlah kontribusi menurut setiap kategori. Klik ikon 'Pengaturan bidang' lagi dan kemudian pilih 'Hitung.'

Tabel pivot pada awalnya tidak intuitif, tetapi setelah Anda memahaminya, tabel pivot menjadi alat yang sangat diperlukan untuk menganalisis data dalam spreadsheet dengan cepat.

Excel (dan program spreadsheet lainnya) adalah alat yang ampuh dan bagian berharga dari gudang senjata digital reporter. Meskipun tutorial ini sama sekali tidak lengkap, ini akan memungkinkan Anda untuk menggali ke dalam spreadsheet berikutnya yang Anda dapatkan tanpa rasa takut.

Cerita ini adalah bagian dari Poynter Peretasan/Peretas seri menampilkan Bagaimana caranya? yang berfokus pada apa yang dapat dipelajari jurnalis dari tren yang muncul dalam teknologi dan alat teknologi baru.