Baru bekerja jarak jauh? Alat-alat ini akan membuat transisi Anda ke bekerja dari rumah lebih mudah

Shutterstock

Saat wabah virus corona berlanjut (bahkan muncul di ruang berita ), organisasi meminta karyawan untuk bekerja dari rumah saat mereka bisa.

Bagi sebagian orang, ini mungkin berarti menemukan celah di tumpukan alat Anda. Dengan mengingat hal itu, kami telah menyusun daftar alat yang dapat membantu Anda mengatasi berbagai kebutuhan yang mungkin dimiliki tim Anda untuk tetap terhubung dan efektif di tempat kerja.

Daftar lengkap hampir mustahil untuk dikompilasi mengingat tingkat peluncuran produk baru, atau ditutup dalam hal ini, tetapi ini adalah beberapa alat paling umum yang kami lihat digunakan ruang redaksi. Kami juga menargetkan alat dengan orientasi dan kegunaan yang lebih sederhana daripada berbagi alat kompleks yang tidak mudah diadopsi. Kami telah menyertakan informasi tentang harga tetapi Anda harus memeriksa situs web platform untuk informasi yang paling akurat karena mungkin berbeda tergantung pada ukuran dan kebutuhan organisasi Anda. Ingatlah bahwa perusahaan Anda mungkin memiliki kebijakan tentang versi alat mana yang dapat Anda gunakan karena kendala keamanan.

Alat-alat ini diatur oleh tiga kebutuhan alat umum yang dimiliki sebagian besar organisasi: komunikasi, dokumentasi, dan manajemen proyek.

Ingatlah bahwa alat yang Anda gunakan tidak boleh lebih rumit dari tugas yang ingin Anda selesaikan. Pilih yang paling sesuai untuk alur kerja dan gaya kerja Anda dan tim Anda.

Agar komunikasi tatap muka berhasil, penting untuk menetapkan pemahaman yang jelas tentang harapan untuk platform komunikasi Anda.

Rangkullah sifat komunikasi yang tidak sinkron di seluruh platform perpesanan. Atur percakapan Anda ke dalam saluran atau obrolan sehingga informasi tidak menjadi berlebihan atau sulit ditemukan. Luangkan waktu untuk mengkalibrasi pengaturan notifikasi Anda untuk menemukan keseimbangan yang tepat antara informasi dan kelebihan beban. Gunakan jadwal dan status untuk menetapkan ketersediaan.

Google Hangouts - konferensi video

Produk konferensi video Google, Hangouts Meet, menawarkan antarmuka yang mudah digunakan untuk rapat virtual, berbagi layar, dan mengobrol. Jika Anda atau organisasi Anda sudah menggunakan G Suite, Anda dapat menggunakan fitur tingkat perusahaan tingkat perusahaan G Suite secara gratis hingga 1 Juli. Ini memungkinkan Anda merekam video dan rapat hingga 250 orang.

Jika Anda sepenuhnya terbiasa menggunakan G Suite untuk email (Gmail) dan kalender (Google Kalender), menggunakan Google Hangouts Meet cukup sederhana. Google Kalender akan secara otomatis membuat panggilan Meet dengan setiap undangan kalender yang Anda kirim, dan semua orang yang diundang akan dapat mengakses panggilan tersebut. Begitu berada di dalam panggilan, antarmuka mudah untuk mengobrol dan berbagi layar. Jika Anda mengelola akun G Suite pribadi dan akun G Suite kantor, memilih akun yang benar setiap saat bisa jadi sulit.

harga
Jika Anda memiliki akun Gmail, Anda memiliki versi gratis Google Hangouts Meet, yang memberi Anda 25 peserta per panggilan.

Kendur – komunikasi asinkron

Slack telah dianut secara luas, disukai dan dibenci oleh banyak orang. Fungsionalitas inti berkisar pada percakapan multi-saluran, satu-ke-satu, dan grup kecil. Namun, Anda dapat meningkatkan penggunaan Slack Anda dengan memanfaatkan banyak integrasi yang dapat menyampaikan informasi antara Slack dan platform lain yang mungkin juga digunakan organisasi Anda.

Anda dapat berdiri dan berjalan dengan tim Slack dalam beberapa menit dan antarmuka untuk obrolan dapat diakses secara wajar oleh orang-orang yang berpengalaman dengan sistem perpesanan online.

harga
Slack memiliki sistem harga berjenjang. Versi gratisnya mencakup riwayat pesan terbatas dan integrasi terbatas.

Perbesar - konferensi video

Zoom mencakup konferensi video, berbagi layar, obrolan, dan perekaman video dalam langganan tingkat dasar. Antarmuka yang cukup intuitif membuatnya relatif mudah bagi peserta untuk bernavigasi begitu mereka berada dalam sesi.

Menyiapkan akun dengan cepat, tetapi Anda harus meluangkan beberapa menit untuk membiasakan diri dengan kontrol untuk memulai rapat sehingga Anda tahu di mana semuanya berada saat Anda membutuhkannya. Kontrol di dalam antarmuka panggilan video cukup mudah dan sebagian besar pengguna akan dapat melihat cara mengakses obrolan atau berbagi layar jika diperlukan. Tingkat langganan yang lebih tinggi akan memberi Anda lebih banyak alat, seperti ruang kerja kelompok, yang dapat membantu jika Anda mengoordinasikan percakapan dengan sekelompok orang yang lebih besar.

harga
Zoom memiliki sistem harga berjenjang. Versi gratisnya memungkinkan pengguna untuk menampung hingga 100 peserta, memiliki pertemuan satu lawan satu tanpa batas, batas 40 menit untuk rapat grup, dan jumlah keseluruhan rapat yang tidak terbatas.

Skype - konferensi video

Skype adalah opsi lain untuk menyelenggarakan panggilan konferensi video atau audio hingga 50 orang. Anda juga dapat menggunakan Skype untuk menelepon orang yang tidak ada di platform. Skype memfasilitasi berbagi file dalam panggilan, berbagi layar, dan pengiriman pesan. Salah satu perbedaan besar antara Skype dan Zoom adalah bahwa di Skype Anda dapat mengelola buku kontak dan memulai panggilan dengan orang lain, bukan mengundang orang ke ruang rapat Anda atau menjadwalkan konferensi video seperti yang Anda lakukan di Zoom. Skype bekerja lebih seperti pengalaman telepon tradisional, sementara Zoom bekerja lebih seperti ruang rapat virtual.

Platform ini telah ada untuk sementara waktu dan telah mengalami cukup banyak perubahan selama bertahun-tahun. Jika sudah lama tidak menggunakannya, Anda mungkin akan terkejut menemukan beberapa hal baru. Antarmukanya cukup mudah dinavigasi bagi siapa saja yang berpengalaman dengan perpesanan online.

harga
Microsoft menawarkan berbagai versi Skype sebagai produk. Harga sebagian besar tergantung pada penggunaan panggilan Anda.

Grup WhatsApp – pesan dan panggilan aman

WhatsApp menyediakan panggilan berbasis internet dan pesan terenkripsi ujung ke ujung. Aplikasi ini memungkinkan Anda untuk membuat dan mengirim pesan ke grup yang berbeda. Ini awalnya aplikasi seluler tetapi versi desktop sekarang tersedia.

WhatsApp mengatur antarmuka dengan obrolan dan panggilan. Obrolan akan memunculkan daftar grup Anda. Hanya beberapa ketukan untuk masuk ke antarmuka grup, membuat yang baru, atau mengirim pesan ke kontak. Anda juga dapat mengatur status saat ini untuk membantu tim Anda mengetahui kapan Anda tersedia.

harga
WhatsApp benar-benar gratis.

Kemungkinan besar Anda sudah memiliki repositori dokumentasi — sebuah sistem untuk melacak informasi yang semua orang perlu akses. Jika tidak, ini adalah kesempatan untuk membuatnya.

Bahkan ketika Anda kembali ke kantor, sangat berharga untuk memiliki tempat yang dapat diandalkan untuk informasi ketika orang memiliki pertanyaan. Simpan praktik tim Anda, pitch proyek, retrospektif, catatan rapat, dan bertukar pikiran di tempat yang dapat diprediksi, dan semua orang di organisasi Anda akan mendapat manfaat, dari jarak jauh atau tidak. Alat-alat ini akan membantu Anda mengatur rumah dokumentasi Anda.

Google Dokumen – pengolah kata, dokumen, spreadsheet

Google Docs sering dianggap sebagai Microsoft Word, tetapi di internet. Meskipun model itu sendiri pada pengolah kata, itu benar-benar telah menjadi lebih dari sekadar klon Word. Sekarang telah menjadi alat dokumen digital defacto. Pada intinya, fungsinya cukup sederhana dan harus familiar bagi siapa saja yang pernah menggunakan pengolah kata. Namun, karena hubungannya dengan seluruh lini produk Google Drive, termasuk Google Spreadsheet dan Google Slide, Google Documents dapat mengimpor data, bagan, dan tabel dari produk tersebut. Itu juga dapat menjalankan skrip khusus.

Jika Anda telah menggunakan pengolah kata, Anda tidak akan kesulitan memulai membuat dokumen di Google Documents. Mengatur dokumen-dokumen itu bisa menjadi sedikit lebih banyak tantangan. Google Dokumen adalah bagian dari Google Drive, tempat Anda dapat mengatur Dokumen, Spreadsheet, Slide dengan berbagai cara. Anda akhirnya membuat sistem file Anda sendiri di Google Drive Anda, tidak seperti sistem file komputer Anda. Sama seperti produk Google lainnya, jika Anda mengelola akun G Suite pribadi dan akun G Suite kantor, mengelola akun mana yang Anda gunakan pada waktu tertentu dapat menjadi suatu tantangan.

harga
Gratis untuk semua pengguna G Suite.

Antre – dokumentasi dan manajemen proyek

Coda adalah sistem dokumentasi yang bertujuan untuk menyatukan beberapa utas. Nilai unik di Coda adalah kemampuan untuk memiliki berbagai jenis file dalam satu ruang. Slide, spreadsheet, dan tabel Anda dapat berada di dalam dokumen yang sama, daripada harus berpindah di antara produk yang berbeda. Ini sangat membantu jika Anda memiliki sumber daya berbeda yang perlu Anda kumpulkan saat mengerjakan sebuah proyek.

Karena ada banyak hal berbeda yang dapat Anda lakukan dan banyak integrasi berbeda untuk dimanfaatkan, akan sangat membantu untuk melihat galeri template Coda untuk mengetahui apa yang mungkin. Ini sangat penting jika Anda merasa kanvas kosong terlalu banyak dan Anda tidak yakin bagaimana mengatur pekerjaan Anda.

harga
Coda menawarkan sistem paket berjenjang. Versi gratisnya mencakup editor dan Pembuat Dokumen tak terbatas, pemirsa tak terbatas, ukuran dokumen terbatas, kuota otomatisasi rendah, integrasi terbatas (meskipun bukan alat umum yang mungkin Anda perlukan), riwayat versi 7 hari, kolaborasi waktu nyata, folder tak terbatas dan dukungan masyarakat.

Gagasan – dokumentasi dan manajemen proyek

Notion adalah pendatang baru yang sering dilihat sebagai pesaing Google Docs. Sungguh, ia mencoba menggabungkan alat yang beragam seperti Evernote, Trello, dan Airtable menjadi satu. Notion memungkinkan Anda membuat dan mengatur dokumen yang dapat melakukan lebih dari sekadar memproses kata. Dokumen di Notion dapat menyertakan daftar tugas, kalender, database, dan lainnya. Jika Anda membutuhkan tempat untuk mengatur dokumen dan mengelola tugas yang muncul dari dokumen tersebut, Notion dapat menjadi solusi satu atap untuk masalah tersebut.

Ide halaman dan organisasi dari Notion dapat membingungkan pada awalnya. Anda harus memiliki visi yang jelas tentang dokumen apa yang ingin Anda simpan di Notion sebelum Anda masuk ke dalamnya. Ini dapat memecahkan banyak masalah yang berbeda, jadi cari tahu kasus penggunaan khusus Anda sebelum Anda kewalahan.

harga
Notion memiliki sistem rencana berjenjang. Versi gratisnya menawarkan anggota dan tamu tanpa batas, 1.000 'blok' (secara efektif, bagian konten) dan penyimpanan file 5 MB.

evernote – dokumentasi

Evernote memiliki sejarah panjang sebagai aplikasi pencatat pribadi. Ini telah lama memungkinkan individu untuk menulis catatan, mengumpulkan informasi dari web dan mengatur informasi dengan sistem penandaan dan kategorisasi yang kuat, menjadikannya alat penelitian yang populer. Beberapa mungkin tidak tahu bahwa Evernote juga memiliki fitur kolaborasi, dengan harga tertentu. Rencana bisnis Evernote memiliki fitur yang disebut Spaces, yang mengumpulkan catatan tim dan dokumen bersama dalam format seperti Drive.

Evernote dapat digunakan dengan sangat sederhana hanya sebagai tempat untuk menulis catatan. Tetapi ia memiliki lapisan dan lapisan fitur yang dapat bertahan terhadap pengguna listrik yang paling kuat. Pemotong webnya memungkinkan Anda menyimpan halaman web dan PDF dari web dan menyimpannya di akun Evernote Anda. Anda dapat menggunakan penandaan dan pencarian untuk memfilter catatan Anda dengan cara yang tak ada habisnya.

harga
Evernote memiliki sistem paket berjenjang. Versi gratisnya mencakup kemampuan pencatatan penuh, serta penandaan dan pencarian, tanpa berbagi catatan.

Alat untuk manajemen proyek menjalankan keseluruhan dari platform sederhana yang mengelola satu komponen hingga produk berskala besar yang menangani berbagai fungsi yang mungkin diperlukan dalam suatu organisasi.

Trello - manajemen proyek

Trello adalah sistem visual yang berguna untuk mengatur pekerjaan yang harus dilakukan dengan kartu dan daftar. Anda dapat membangun alur kerja yang paling sesuai untuk tim Anda, di mana item dapat dipindahkan dengan cepat dan mudah berdasarkan statusnya. Trello juga telah memperkenalkan aturan dan integrasi yang dapat membantu menjaga struktur organisasi Anda tetap dapat dikelola. Trello juga memiliki template jika Anda memerlukan beberapa ide tentang bagaimana Anda dapat memanfaatkan fungsionalitasnya sebaik mungkin.

Antarmuka pengguna cukup mudah dan tidak berlebihan seperti beberapa platform manajemen proyek. Trello melakukan kurang dari beberapa platform lain tetapi itu bisa menjadi hal yang baik karena melakukan apa yang ditetapkan untuk dilakukan dengan baik dan tanpa kekacauan fungsi yang terlalu banyak.

harga
Trello memiliki sistem rencana berjenjang. Versi gratisnya mencakup papan pribadi tak terbatas, kartu tak terbatas, daftar tak terbatas, batas unggah file 100MB, 10 papan tim, dan otomatisasi terbatas.

meja makan – manajemen dan organisasi data

Cara terbaik untuk memikirkan Airtable adalah sebagai spreadsheet dengan kekuatan super. Dengan Airtable, Anda dapat mengatur data dalam format tabel yang sudah dikenal, tetapi kemudian dapat berubah menjadi papan kanban, kalender, dan galeri visual seperti Trello. Anda dapat mengatur formulir khusus yang akan memasukkan input pengguna ke dalam database Airtable Anda. Untuk pengguna pro, Airtable memiliki 'Blok', yang menambahkan fungsionalitas plugin tambahan ke tabel, seperti geocoding, bagan, dan bahkan cara mendesain halaman web berdasarkan data di tabel Anda.

Airtable menggunakan bahasa yang unik untuk menggambarkan fungsinya. Apa yang biasanya Anda anggap sebagai spreadsheet atau database disebut 'Dasar'. Ini memiliki 'Blok' (untuk pengguna pro) yang menggabungkan teknologi plug-in ke Basis Anda. Setelah Anda melewati istilah tersebut, Airtable adalah alat spreadsheet yang sangat fleksibel yang memberi Anda beberapa kekuatan yang berguna atas Google Sheet.

harga
Airtable memiliki sistem plan berjenjang. Versi gratisnya mencakup basis tak terbatas, 1.200 catatan per basis, ruang lampiran 2GB per basis, dan riwayat revisi dua minggu.

Jarak - manajemen proyek

Range menangani pekerjaan mengetahui siapa yang melakukan apa dan di mana tim berada dalam hal tujuan. Range memfasilitasi perencanaan tugas individu dan check-in tim dengan jadwal dan manfaat dari berbagai integrasi dengan aplikasi yang mungkin Anda gunakan, seperti Slack, Google Drive, Kalender, Trello, dan Github.

Ini memiliki antarmuka pengguna yang ramah dan proses orientasi memandu Anda melalui cara menggunakannya. Kiat dan contoh tersedia di semua tampilan hingga Anda mengabaikannya.

harga
Rentang gratis untuk tim hingga 10 orang. Ini $ 14 per bulan untuk setiap rekan setim tambahan.

Senin – dokumentasi dan manajemen proyek

Senin adalah sistem yang diatur dewan untuk mengelola proyek dan alur kerja. Integrasi terhubung ke aplikasi yang mungkin sudah Anda gunakan. Pandangan yang berbeda, seperti beban kerja dan jadwal, menyajikan status pekerjaan dengan cara yang berguna sehingga memudahkan untuk mengukur apa yang sedang dilakukan dan kapan. Fungsionalitas dapat diotomatisasi dengan rutinitas otomatisasi tanpa kode yang dapat merampingkan tugas.

Situs ini menawarkan banyak fungsi tetapi proses orientasi untuk akun baru melakukan pekerjaan yang layak untuk memandu Anda melalui proses menyiapkan papan baru. Ada banyak yang tersedia di antarmuka sehingga mungkin perlu sedikit waktu untuk menyadari fungsionalitas apa yang tersedia.

harga
Senin memiliki sistem paket berjenjang, di mana harga didasarkan pada jumlah pengguna. Paket dasar, yaitu $39 untuk lima pengguna per bulan, menawarkan papan tanpa batas, 20 jenis kolom, tampilan Kanban, formulir yang disematkan, penyimpanan 5GB, dan log aktivitas satu minggu.

Dua item terakhir dalam daftar ini adalah platform manajemen proyek yang cukup kuat yang mungkin lebih dari yang Anda cari jika Anda hanya mencoba mengatasi kesenjangan sementara dalam alur kerja Anda. Namun, jika Anda siap untuk mengevaluasi platform manajemen proyek yang lebih intensif, ini adalah opsi lengkap untuk dipertimbangkan.

asana – dokumentasi lengkap, manajemen proyek, dan platform komunikasi

Asana adalah platform manajemen proyek skala besar yang dapat menangani berbagai aplikasi di seluruh pemasaran, penjualan, operasi, produk, dan kebutuhan manajemen alur kerja yang berbeda. Sulit untuk secara ringkas menggambarkan semua fungsinya karena Asana menangani banyak ruang manajemen proyek. Ini mencakup banyak fungsi dari kombinasi produk di atas, termasuk komunikasi, manajemen tugas, jadwal, alur kerja proyek dan banyak lagi.

harga
Asana memiliki sistem rencana berjenjang. Versi gratisnya mencakup manajemen tugas; tampilan daftar, papan dan kalender; penerima tugas dan tanggal jatuh tempo; hingga 15 rekan tim dan integrasi aplikasi.

Basecamp – dokumentasi lengkap, manajemen proyek, dan platform komunikasi

Basecamp, dibangun oleh perusahaan yang telah memelopori pekerjaan jarak jauh sejak sebelum itu keren, berjanji untuk menyelesaikan semua kebutuhan perkakas utama Anda dalam satu solusi yang komprehensif. Di Basecamp, Anda membuat proyek. Dalam proyek, Anda dapat membuat daftar tugas, menetapkan tugas, mengirim pengumuman ke anggota tim, menjadwalkan rapat, berbagi dokumen, dan memulai obrolan grup. Dengan semua itu, Basecamp secara teoritis dapat menggantikan Google Docs, Slack, Dropbox, Trello dan Asana.

Basecamp sangat menekankan sifat asinkron dari pekerjaan jarak jauh. Jika Anda sedang mencari solusi yang memungkinkan Anda untuk bekerja dengan orang-orang pada jadwal yang berbeda, di tempat yang berbeda, dengan kemampuan komunikasi jarak jauh yang berbeda, Basecamp adalah solusi yang sangat menarik.

Membeli produk seperti Basecamp berarti membeli seluruh filosofi manajemen produknya. Ini benar-benar berfungsi untuk beberapa orang dan mematikan yang lain. Tetapi jika Anda siap untuk solusi yang komprehensif, meluangkan waktu untuk mempelajari Basecamp akan mengajari Anda banyak hal tentang apa yang berhasil untuk organisasi Anda dan apa yang tidak.

harga
$99 per bulan untuk pengguna dan proyek tanpa batas.

Tyler Fisher adalah wakil direktur, teknologi, di Katalis Berita . Dia dapat dihubungi di tyler@newscatalyst.org dan di Twitter di @tyrfishr .

Heather Bryant adalah wakil direktur, produk, di Katalis Berita . Dia dapat dihubungi di heather@newscatalyst.org dan di Twitter di @hbcompass .

News Catalyst membantu organisasi berita mengubah diri mereka menjadi bisnis digital yang berkelanjutan.